Formalités de fonctionnement

Services de création d'entreprise et de protection des biens personnels.

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Formalités de fonctionnement

Les formalités d'entreprise sont des actions formelles qui doivent être effectuées par un administrateur, des dirigeants ou des actionnaires d'une société afin de maintenir la protection offerte par la formation de la société. Il s'agit de procédures essentielles qui servent à protéger les biens personnels des administrateurs, dirigeants et actionnaires d'une société.
Les principales formalités sont:

  1. Les fonds d'entreprise doivent être conservés séparément et en dehors des fonds personnels, la personne morale doit avoir ses propres comptes bancaires (y compris les chèques, les marges de crédit, etc.). Le fait de ne pas séparer ces fonds, également connu sous le nom de «mélange», peut entraîner une surveillance accrue et une responsabilité potentiellement sérieuse en cas de vérification par l'IRS avec la mise en danger des biens personnels. Il s'agit d'une procédure de bonnes pratiques de ne pas mélanger des fonds.
  2. d'équipe du conseil d'administration doit se tenir au moins une fois par an, généralement après les assemblées d'actionnaires (également appelées «assemblées spéciales»). Tous les 50 États exigent qu'une réunion se tienne au moins une fois par an.Ces réunions annuelles devraient être utilisées pour approuver les transactions conclues par la Société.Au lieu de la présence d'un administrateur donné, le consentement écrit doit être fourni par ledit administrateur (soit dans le sous la forme d'une renonciation en l'absence d'avis en bonne et due forme, ou sous la forme d'un vote par procuration donné en bonne et due forme) pour toute décision prise lors de ces assemblées. Les réunions des actionnaires, également appelées «assemblées spéciales», peuvent être tenues à tout moment. Le secrétaire de la société est responsable de donner un avis juridique approprié de ces réunions et de conserver les renonciations, procurations, procès-verbaux, etc. nécessaires.
  3. Procès-verbaux d'entreprise, ou «les notes des réunions du conseil d'administration ou des réunions spéciales» sont essentielles et constituent le compte rendu officiel et légal de ces réunions. Les procès-verbaux d'entreprise doivent être conservés par ordre chronologique dans le livre des procès-verbaux de l'entreprise et peuvent être utiles actif dans la protection des actifs des administrateurs, dirigeants et actionnaires de la Société. La tenue appropriée et en temps opportun de ces procès-verbaux est essentielle pour se défendre contre les audits de l'IRS et les réclamations d'alter ego.Les administrateurs et les dirigeants d'entreprise chercheront parfois un conseil juridique lors des réunions annuelles, et toutes les discussions au cours de ces sessions sont considérées comme des conversations privilégiées et protégées par la doctrine juridique du privilège avocat-client. Cependant, les procès-verbaux de ces conversations sont considérés comme faisant partie du dossier de l'entreprise et, par conséquent, le secrétaire général doit prendre soin de noter à quel moment ces communications se produisent en les citant dans le procès-verbal de l'entreprise comme «Conversations des membres du conseil d'administration et le conseiller juridique s'est engagé dans une conversation juridiquement privilégiée à ce stade »au lieu de noter la conversation réelle mot pour mot.
  4. Les accords écrits pour toutes les transactions doivent être signés et maintenus.Toutes les transactions qui impliquent des baux immobiliers, des prêts (internes ou externes), des contrats d'emploi, des régimes d'avantages sociaux, etc. qui sont conclues par ou au nom de la société doivent être écrites. La documentation incorrecte ou intempestive des prêts internes consentis par un actionnaire à la société, par exemple, peut conduire à une reclassification par l'IRS du remboursement du principal sur ledit prêt en tant que dividende, avec les obligations fiscales correspondantes encourues par l'actionnaire. que la rémunération des hauts dirigeants, les acquisitions d'immobilisations, etc. soient opportunes et correctement documentées dans ces procès-verbaux. Le non-respect de la documentation appropriée et en temps opportun peut entraîner des obligations fiscales de la part des administrateurs, des dirigeants ou des actionnaires en raison du «reclassement» de l'IRS. Par exemple, l'IRS peut classer ce qu'il considère comme une «rémunération excessive et non documentée des dirigeants» comme un dividende versé par la société au bénéficiaire, et donc non déductible d'impôt par la société - cela entraînera une augmentation des obligations fiscales impayées.

Nous ne saurions trop insister sur le fait que le non-respect et la mise en œuvre de ces formalités servira à diminuer et à atténuer les protections offertes par la formation de la société et permettra aux entités extérieures (l'IRS, les créanciers, les demandeurs / plaignants, les justiciables défavorables potentiels, etc.) «percer le voile corporatif» et examiner les rouages ​​et les actifs de la société, ses dirigeants, administrateurs et actionnaires.

Formalités de fonctionnement de l'entreprise

Les règles de fonctionnement essentielles d'une société sont connues sous le nom de «Formalités d'entreprise» ou «Formalités d'exploitation». Ces règles ont été conçues pour garantir le maintien du statut d'entité juridique distincte accordé à une société et le respect des règles garantit que tous les avantages correspondant à la formation d'une société ne sont pas compromis. Ces formalités doivent être observées par tous les dirigeants, membres et administrateurs d'une société, avec des tâches et une mise en œuvre spécifiques assignées le cas échéant. Le non-respect de ces formalités peut conduire au «percement du voile corporatif» par des organismes extérieurs réglementaires, fiscaux ou autres.

  • La société doit tenir un compte rendu exact de toutes les réunions du conseil ou des réunions extraordinaires tenues par les actionnaires. Ces comptes, ou notes, sont appelés «procès-verbaux» et sont conservés dans le «livre des procès-verbaux» de l'entreprise. Le soin et l'exactitude des procès-verbaux sont une responsabilité directe du secrétaire général. Il est important que des procès-verbaux complets et exacts soient tenus par le secrétaire, car ces procès-verbaux peuvent s'avérer inestimables contre les tentatives de réfutation du statut d'entité juridique distincte de la société par des organismes de réglementation ou autres.
  • Il n'y aura pas de mélange de fonds d'entreprise. Cela signifie que les actifs privés appartenant à un administrateur, dirigeant ou actionnaire de la société ne devraient jamais être «mélangés» avec la société ou les fonds de la société. Le regroupement peut se produire par des actes simples comme le paiement des factures de l'entreprise directement à partir d'un compte courant personnel ou, au contraire, le paiement d'un prêt auto personnel à partir du chéquier de l'entreprise. Ces types d'actions servent à saper le statut d'entité juridique distincte d'une société et peuvent entraîner une responsabilité personnelle directe ou la perte de biens personnels en cas de litige, de procédure fiscale ou de recouvrement.
  • Le conseil d'administration de l'entreprise doit se réunir au moins une fois par an. Ces réunions sont requises par les 50 États et constituent la réunion formelle au cours de laquelle les décisions stratégiques importantes de l'entreprise sont prises, telles que les grandes acquisitions, les fusions, les accords stratégiques transactionnels ou contractuels avec d'autres entités, etc. De plus, c'est généralement au cours de ces réunions que les décisions concernant la direction de l'entreprise sont prises et que les postes de dirigeants sont confirmés, modifiés et même un président ou un chef de la direction est nommé. La participation est un must pour tous les administrateurs, à moins que le consentement écrit d'attribution du vote par procuration ne soit accordé à un autre membre du conseil par le membre absent.
  • Tous les accords contractuels conclus par la société, au niveau de l'entreprise, doivent être commémorés par écrit, avec le consentement exprès du conseil d'administration. Cela comprend tous les accords financièrement contraignants (prêts, marges de crédit, etc.), les acquisitions (immobilier, autres personnes morales, biens d'équipement, etc.) et l'emploi (avec des dirigeants, etc.). Le fait de ne pas engager correctement d'autres entités ou des employés potentiels peut entraîner de graves obligations fiscales ou fiscales et, dans des cas extrêmes, peut compromettre le statut d'entité juridique distincte d'une société s'il y a des implications qu'un dirigeant ou un membre du conseil utilise la société ou ses atouts comme son alter ego.

La mise en œuvre et la structure de ces formalités varieront bien entendu avec le type de société constituée, mais la structure de base et essentielle est la même. Ces formalités sont une composante essentielle du fonctionnement de l'entreprise et doivent être respectées systématiquement. Le non-respect des formalités de l'entreprise conduira souvent à un affaiblissement de la protection des actifs et de la protection de responsabilité limitée, offerte par la création d'une société, avec les conséquences proportionnées.

Structure d'entreprise formelle

Dirigeants d'entreprise

Les dirigeants d'entreprise se composent généralement du président, du vice-président, du trésorier et du secrétaire. Une société peut choisir d'avoir plus de postes de dirigeant, mais ce sont les postes standards et conformes aux meilleures pratiques. De nombreux États autorisent une seule personne à occuper tous les postes, mais ce n'est peut-être pas l'approche des meilleures pratiques. L'autorité et les responsabilités de chaque dirigeant sont décrites dans les statuts de l'entreprise.

  • Le président - Le président de la société est généralement élu par le conseil d'administration et est responsable de l'exécution des ordres émis par le conseil d'administration. Le président est la figure de proue de la société.
  • Le trésorier - Le trésorier est responsable de la gestion de tous les fonds, comptes bancaires, marges de crédit de l'entreprise et de l'enregistrement de toutes les transactions financières de l'entreprise. Bien que bon nombre de ces fonctions soient autogérées, le trésorier prend sa direction du conseil d'administration.
  • Le secrétaire - Le secrétaire joue un rôle essentiel en ce sens qu'il est responsable de l'entretien et de la sauvegarde des registres de l'entreprise. Cela inclut, mais sans s'y limiter, les documents de formation, les procès-verbaux d'entreprise et toutes les transactions commerciales ou accords écrits conclus ou au nom de la société.

Le Conseil d'administration

Le conseil d'administration est l'organe directeur de la société qui dirige les politiques fondamentales et les principales activités de la société. Les administrateurs élisent généralement le président et laissent les opérations générales et les affaires courantes au président et aux autres dirigeants sous leur emploi, mais nécessitent généralement des consultations avant de conclure des décisions ou des accords de fond.

Les actionnaires corporatifs

Les actionnaires (également appelés actionnaires) sont les propriétaires d'une société. À ce titre, le conseil d'administration et les dirigeants de la société ont une obligation fiduciaire envers les actionnaires de faire ce qui est dans leur meilleur intérêt en tant que groupe. Les droits spécifiques des actionnaires sont décrits dans les statuts de la société et dans la législation des États, et ces lois varient d'un État à l'autre. Bien que les obligations spécifiques et les pratiques en matière de rapports varient d'un État à l'autre, les actionnaires votent généralement sur le président, l'élection du conseil d'administration et tout changement majeur dans la composition ou l'organisation de la société.

Un actionnaire ou un actionnaire d'une société peut être un particulier ou une autre société ou société considérée comme un «propriétaire» de la société existante parce qu'elle détient légalement au moins une action de la société. Détenant généralement le droit à une voix par action sur des questions telles que les élections au conseil d'administration, le droit de partager les distributions des revenus de la société, le droit d'acheter de nouvelles actions émises par la société et le droit aux actifs de la société pendant en cas de liquidation de la société, la ou les personnes détenant la majorité des actions peuvent généralement voter au conseil d'administration qui correspond le mieux à leurs intérêts et diriger la société. Un autre point important à noter est que bien que les administrateurs et dirigeants d'une société soient tenus par des obligations fiduciaires d'agir dans le meilleur intérêt des actionnaires, les actionnaires eux-mêmes n'ont normalement pas de telles obligations les uns envers les autres.

Dirigeants d'entreprise

Un dirigeant d'entreprise est une personne de haut rang dans une société donnée qui se voit attribuer un titre indiquant son poste au sein de la société. Si une société peut avoir de nombreux postes sous sa responsabilité, seules les personnes occupant les postes les plus élevés sont considérées comme des «mandataires sociaux» (ou dirigeants).

La plupart des sociétés comprennent au moins les postes de dirigeant ou de direction suivants:

  • Chief Executive Officer (CEO)
  • President
  • Secrétaire
  • Trésorier

Les autres postes d'officiers communs sont:

  • Directeur Financier (CFO)
  • Chef de l'exploitation (COO)
  • Chief Information Officer (CIO) et (Fractional CIO)
  • Responsable de la sécurité de l'information (RSSI)
  • Chef des connaissances (CKO)
  • Vice-président
  • Directeur général
  • Directeur générale
  • Directeur générale

Les membres du conseil d'administration peuvent également être des dirigeants, mais ce n'est pas obligatoire ni nécessairement le cas - les titres peuvent être ceux que les actionnaires veulent qu'ils soient, bien que ceux-ci doivent généralement être décrits dans les statuts de la société. En outre, plusieurs fois, les postes peuvent être combinés avec une personne détenant plus d'un titre et avec divers postes ayant des obligations de rapport différentes (par exemple, dans certains cas, le président peut être invité à rendre compte au chef de la direction, tandis que dans d'autres organisations, le Le PDG peut être invité à faire rapport au président). Ou ils peuvent même avoir plusieurs personnes détenant le même titre (ce qui est souvent le cas avec le titre de vice-président).

Résolutions d'entreprise

Les résolutions d'entreprise sont des résolutions écrites qui servent à définir la stratégie, la rémunération et les avantages pour les actionnaires et les dirigeants d'une société. Bien qu'ils ne soient pas nécessaires pour chaque décision d'entreprise, il s'agit d'une procédure de bonnes pratiques pour enregistrer les décisions importantes de la société sous la forme de résolutions écrites. Cela renforce le bouclier juridique des sociétés en fournissant des preuves solides que des mesures ont été prises au nom de la société et non au nom des propriétaires ou des dirigeants.

Règlements d'entreprise

Les statuts de la société, ou les «règles» de la société et de ses actionnaires, sont rédigés par les fondateurs ou les administrateurs d'une société sous l'autorité de sa charte ou de ses statuts. Les statuts varient considérablement d'une organisation à l'autre, mais couvrent généralement des sujets tels que la manière dont les administrateurs sont élus, la manière dont les réunions des administrateurs et des actionnaires sont menées, les dirigeants de l'organisation et une description de leurs fonctions. Ils peuvent généralement être modifiés par le conseil d'administration d'une organisation

Nous ne saurions trop insister sur le fait que le non-respect et la mise en œuvre de l'une de ces formalités servira à diminuer et à atténuer les protections offertes par la formation de la société et permettra à des entités extérieures (l'IRS, les créanciers, les demandeurs / plaignants, les justiciables défavorables potentiels, etc. .) pour «percer le voile corporatif» et examiner le fonctionnement interne et les actifs de la Société, ses dirigeants, administrateurs et actionnaires.

Formalités d'exploitation de la société à responsabilité limitée

Les sociétés à responsabilité limitée sont de plus en plus populaires en tant qu'excellent véhicule organisationnel pour la conduite des affaires, et ce, pour de très bonnes raisons. Ils offrent une flexibilité fâcheuse en matière de gestion et d'exploitation, une excellente protection contre la responsabilité et ils offrent de profonds avantages fiscaux sous la forme de leur imposition répercutée. Il semble presque y avoir une ruée de la part de certains États pour attirer les entreprises en général, et les LLC en particulier, sous la forme d'actes et de mesures législatives très favorables aux entreprises. Même ainsi, il existe certaines étapes opérationnelles et organisationnelles, parfois appelées «formalités LLC», qui doivent être prises et respectées afin que les membres puissent bénéficier de tous les avantages fiscaux et de responsabilité limitée accordés à la LLC.

Percer le voile LLC

«Percer le voile de l'entreprise» est le recours équitable utilisé par les tribunaux pour ne pas tenir compte de la structure de l'entreprise, et cela peut se traduire par un perçage du «voile de la LLC». S'il s'avère qu'une société ne fonctionne pas dans le respect des formalités, un propriétaire exerce un contrôle excessif, des fonds sont gravement détournés au profit d'un propriétaire, ou si la société est réputée être exploitée de manière à entraîner préjudice à une autre entité, les tribunaux peuvent percer le voile corporatif et rendre le (s) propriétaire (s) personnellement responsable (s) des dettes ou obligations de la société. La même chose peut être vraie, bien que certes dans une moindre mesure, d'une LLC. Si un membre exerce un contrôle excessif sur l'entité, si le membre qui détient le contrôle a une conduite inappropriée dans l'exercice du contrôle sur l'entité; et cette conduite inappropriée fait en sorte qu'une autre entité se voit refuser un recours adéquat dans un procès ou une procédure de transaction commerciale, certains tribunaux peuvent «percer le voile de la LLC» et rendre les membres ou le membre directeur directement responsables de la dette ou de l'obligation.

Traditionnellement, les tribunaux se sont penchés sur de nombreux facteurs pour déterminer si un membre ou actionnaire majoritaire s'est conduit d'une manière inappropriée. Le principal de ces facteurs serait l'absence d'accord d'exploitation, ou un accord mal rédigé. De même, le fait de ne pas tenir des registres adéquats d'acquisitions, de transactions commerciales et, dans certains États, de procès-verbaux de réunions pourrait conduire un tribunal à ne pas tenir compte de l'entité et à tenir le membre de contrôle personnellement responsable.

Bien que les règles d'observation des formalités d'entreprise ne soient pas aussi strictes pour une LLC, il y a évidemment encore un semblant de formalités à respecter. La mise en place d'un accord d'exploitation bien rédigé devrait être évident maintenant, mais il y en a quelques autres. Les plus importantes (mais en aucun cas les seules formalités) sont énumérées ci-dessous.

Formalités LLC

  • Avoir en place un accord d'exploitation bien rédigé, avec des rôles bien définis pour les membres, des lignes directrices de distribution bien définies et des règles opérationnelles et fiscales.
  • Des registres adéquats pour toutes les transactions et engagements commerciaux, ainsi que des procès-verbaux de réunions correctement rédigés (au moins un État, le Tennessee, exige une réunion annuelle des membres). Liste des membres, passés et présents, statuts, déclarations fiscales des trois dernières années, relevés bancaires, résolutions autorisant des activités qui, soit par la loi, soit aux termes de la convention d'exploitation, nécessitent un vote des membres, etc. tous les exemples des types de documents et d'accords écrits qui devraient être correctement maintenus par la LLC
  • Capitalisation adéquate pour l'entreprise et maintien d'un capital d'exploitation adéquat

Ce ne sont là que quelques suggestions, quoique vitales, de formalités à respecter. D'autres actions, ou son absence, qui pourraient conduire au perçage du voile LLC comprennent:

  • Actions non couvertes par l'accord d'exploitation d'une LLC - cela revient à ne pas tenir compte des formalités de la LLC. Bien qu'une SARL ne soit techniquement pas tenue d'observer les formalités de la même manière qu'une société, ses actions doivent être entièrement guidées par l'accord d'exploitation, et cet accord est pris en considération par les tribunaux et les autorités fiscales lorsqu'une décision est prise quant à le fonctionnement de la LLC.
  • Une capitalisation déficiente ou inadéquate est une autre lacune importante qu'un tribunal ou un régulateur fiscal examinera lors de la détermination de l'intention de la LLC et de son membre et aura généralement un impact important sur leur décision de percer le voile. Il est important qu'une LLC soit correctement capitalisée et financée, et que les membres gèrent correctement les fonds afin de gérer correctement les affaires. Siphonner trop d'actifs ou de capital et en laisser trop peu dans les coffres pour satisfaire les créanciers ou les opérations de l'entreprise peut conduire à une détermination qui perce le voile.
  • Le regroupement de fonds est une mauvaise idée dans toute forme de société ou de LLC. Tout sentiment de mélange de fonds ou de comptes conduira presque certainement à une détermination «d'alter ego» par les tribunaux ou un conseil de réglementation fiscale et conduira une fois de plus au perçage du voile - risquant ainsi de risquer les biens personnels et de dépouiller les membres de la responsabilité et la protection des actifs. Il s'agit d'une loi sur les meilleures pratiques pour s'assurer que des comptes séparés sont tenus et surveillés.
  • Le degré de discrétion montré par les membres doit être mesuré pour s'assurer que toutes les actions sont considérées comme étant dans le meilleur intérêt de la LLC ou de l'entreprise. Les agendas personnels devraient être secondaires à la LLC dans son ensemble, de peur qu'il ne soit déterminé qu'il a été formé pour un agenda personnel express et non un objectif commercial.
  • La LLC ne doit jamais être traitée comme un compte personnel étendu de ses propriétaires ou membres. Les tribunaux et les conseils de réglementation fiscale examinent régulièrement les transactions financières et le fonctionnement d'une LLC pour déterminer s'il s'agit d'une entreprise en activité ou d'un centre de profit indépendant pour ses propriétaires ou membres. S'il est considéré comme un centre de profit indépendant, le voile pourrait être percé et il peut y avoir des pénalités fiscales et des responsabilités contre le propriétaire ou les membres personnellement.

Une LLC devrait payer et garantir ses propres dettes, sauf indication contraire dans l'accord d'exploitation pour des exigences spécifiques pour des choses telles que la location ou la location de biens immobiliers, etc. Parfois, si un propriétaire ou un membre garantit ou paie régulièrement des dettes, il le fera se sont avérés agir comme un alter ego de la LLC et entraîneront donc la perte de son statut d'entité distincte. Les propriétaires ne doivent pas payer ou garantir les dettes de leur propre LLC à moins que cela ne soit spécifiquement indiqué dans l'accord d'exploitation à des fins spécifiques.

Ainsi, bien qu'un ensemble de règles «formelles» ne soit une exigence énoncée par aucun État pour une LLC, l'homme d'affaires ou le membre de LLC concerné et astucieux comprendra qu'il y a des formalités LLC à suivre et à respecter afin de profiter pleinement des avantages offert par la LLC.

Membres LLC

Un membre d'une LLC peut être comparé à un actionnaire ou actionnaire d'une société, mais avec certaines différences distinctes. La principale de ces différences est qu'un membre peut se voir accorder des droits de vote dans la LLC en fonction du pourcentage du capital qu'il a investi dans la LLC. Cet arrangement doit être décrit dans l'accord d'exploitation (similaire aux «statuts» d'une société), ainsi que toutes autres règles ou accords qui affectent l'adhésion à la LLC. Cet accord d'exploitation doit être en place avant pendant ou peu de temps après le dépôt des statuts.

De nombreux États autorisent la création de LLC à un seul membre, tandis que d'autres États exigent deux membres ou plus, ce qui doit donc être pris en compte lors de la formation d'une LLC. Il est également très important de noter que l'IRS peut appliquer des obligations fiscales différentes à une LLC avec un seul membre (imposée en tant que société ou entité ignorée à des fins fiscales) qu'à une LLC avec plus d'un membre (imposée en tant que partenariat. par défaut).

En règle générale, les parts sociales ne peuvent être vendues qu'avec l'approbation des membres détenant une majorité d'intérêts, sauf disposition contraire des statuts ou du contrat d'exploitation.

Une autre considération importante est que les membres sont directement responsables de tous les revenus de la LLC, en montants proportionnels, indépendamment du fait qu'une distribution de revenus ait été effectuée. C'est à la fois un avantage du traitement fiscal répercuté et un problème en cas de désaccord entre les membres.

Gérer une LLC

Bien que la formation et la structure d'une LLC puissent être très gratifiantes pour ses membres, le bon fonctionnement et la bonne gestion de la LLC ne sont pas sans risques et nécessitent une réflexion approfondie. Il n'est jamais trop tôt pour considérer le style de gestion de la LLC, et le style et les objectifs stratégiques doivent être reflétés dans l'accord d'exploitation et la structure de la LLC. Aussi flexible et organisationnellement modulable qu'une LLC est, il est impératif que la sélection des principaux objectifs de gestion soit décrite, que l'autonomisation de certains membres soit définie et que les objectifs de répartition des revenus et d'imposition soient énoncés, dès que possible. En outre, le membre directeur doit veiller à ce que l'intégrité du statut d'entité distincte de la LLC soit maintenue, protégeant ainsi sa position fiscale et la protection à responsabilité limitée accordée à ses membres. Le directeur de la LLC peut utiliser l'entreprise pour gérer presque toutes les entreprises, d'un groupe de capital-investissement à un prêteur sur gages.

De la même manière que les sociétés peuvent être sujettes à un perçage du voile d'entreprise par des agences extérieures ou des parties adverses dans un procès, la LLC peut être privée de la protection de l'entreprise si le statut de LLC est mis en péril en raison d'une mauvaise gestion ou d'un détournement de fonds. ou des actifs. La manière de perdre cette protection est très similaire à celle dont une société standard perd son voile. Si, par exemple, un tribunal juge que les membres ont agi de telle manière que les fonds de l'entreprise ont été traités comme les leurs, ou si la LLC était un bouclier de facto à des fins d'évasion fiscale, ou si la forme d'entreprise a été abusée ou complètement ignorés par les membres, ils seraient alors considérés comme ayant perdu leur statut de LLC et seraient soumis au perçage du voile de la LLC. En outre, le tribunal peut également invoquer la doctrine s'il estime que la LLC a été gérée ou dominée de telle manière qu'elle a été utilisée afin d'infliger une blessure, une fraude ou une injustice à un individu, un groupe ou une organisation de l'extérieur.

C'est la principale directive du membre directeur de s'assurer qu'aucune de ces choses ne se produit à tout moment pendant la formation ou le fonctionnement de la LLC. Bien qu'aucune «formalité d'entreprise» appropriée ne s'applique à une LLC, les tribunaux s'attendent néanmoins à ce que la LLC soit gérée dans les paramètres d'une «forme d'entreprise», avec quelques prémisses et compréhensions de base.

Il y a des points très importants à prendre en compte pour gérer efficacement une LLC:

  • Exécuter un accord d'exploitation et préserver son intégrité. Il s'agit de l'accord qui régit le fonctionnement et la gestion d'une LLC, et est la chose la plus proche d'une formalité d'entreprise qu'une LLC expérimente. C'est le lieu où toute la distribution, la fiscalité et les objectifs d'une LLC doivent être clairement définis afin qu'il n'y ait pas de question d'intention quant à chacun de ces points. C'est également le lieu où sont décrits les privilèges spéciaux accordés aux membres clés.
  • Assurez-vous qu'il y a une capitalisation adéquate pour la formation, l'exploitation et la maintenance de la LLC. Il s'agit d'un autre domaine de gestion qui fait l'objet d'un examen judiciaire minutieux chaque fois que le statut de LLC est remis en question. Une capitalisation inadéquate peut empester la fraude au tribunal et peut conduire à un perçage du voile LLC. Il est de la responsabilité et de la directive du membre directeur de s'assurer que les fonds de la LLC sont correctement gérés et qu'il n'y a pas de détournement de fonds ou d'épuisement excessif ou inutile des actifs par les membres. Une mauvaise utilisation des fonds ou le fait de ne pas laisser suffisamment de capital d'exploitation dans les coffres est un moyen infaillible d'attirer l'attention fâcheuse de la réglementation ou des tribunaux et de conduire à un perçage du voile.
  • Le membre directeur doit veiller à ce qu'il n'y ait absolument aucun mélange de fonds. Cela signifie qu'en aucun cas l'un des fonds de la LLC ne doit être utilisé à des fins personnelles ou à l'avantage des membres, ni que les membres ne doivent être directement responsables du paiement ou de la garantie d'une dette ou d'une obligation financière de la LLC. Toute forme d'utilisation personnelle des fonds ou des actifs de l'entreprise conduira très certainement à une interprétation alter ego par le tribunal ou les agences de régulation, ce qui entraînera inévitablement la perte du statut de LLC et de toutes les protections offertes par un tel statut.
  • Tous les membres doivent adhérer aux principes énoncés dans l'accord d'exploitation et comprendre que toutes les actions officielles au nom de la LLC doivent être appliquées contre une norme «dans le meilleur intérêt de la LLC» afin de garantir qu'aucun ordre du jour personnel n'est présenté au frais de santé de la LLC. Toute action contraire peut également conduire à une détermination d'alter-ego par le tribunal et entraîner à nouveau le perçage du voile LLC.

 

La fiscalité est un autre domaine où une gestion efficace peut conduire à profiter avec succès de tous les avantages fiscaux accordés aux membres. Le fait d'éviter une fiscalité excessive est l'une des raisons importantes pour lesquelles les entreprises choisissent de se constituer en SARL, et il est de la plus haute importance que ces avantages soient protégés par un accord d'exploitation efficace et une gestion efficace. Il est dans l'intérêt de chaque membre que ces avantages soient préservés grâce à une gestion efficace et efficiente.

Avoir un plan de gestion approprié et rédiger un accord d'exploitation complet et efficace contribuera grandement à assurer la prospérité d'une LLC, et la sélection d'un membre directeur partageant les mêmes idées est le meilleur point de départ.

Gestion incorrecte d'une LLC

Afin d'illustrer comment ces problèmes peuvent effectivement réduire ou éliminer la protection contre la responsabilité accordée par une LLC, examinons quelques exemples:

  1. Exemple de gestion LLC - Comingling Funds John accepte d'investir avec IInvest LLC, dont Simon est le seul membre. En vertu de l'accord d'investissement, IInvest LLC établit un profil d'investissement d'une durée de 45 jours, dans lequel John doit récupérer son investissement, plus un bonus de 25%. Simon, en tant que membre unique de IInvest, n'est pas correctement capitalisé. Simon recourt à contracter des prêts sur sa maison afin de payer les dépenses de la LLC plutôt que de simplement prêter de l'argent à la LLC et d'émettre un billet à ordre. Il émet également des chèques LLC pour ses dépenses personnelles et paie les frais d'exploitation de la LLC à partir de son compte personnel sans se rembourser ni avoir un billet à ordre de la LLC pour se rembourser à l'avenir.À la fin de la durée, John exige son investissement en capital plus le bonus de 25% convenu. Simon est incapable de payer le capital et les dossiers de protection de la faillite pour sa LLC.Dans la procédure judiciaire qui s'ensuivra, John réussira très probablement à percer le voile de l'entreprise et pourra commencer à récupérer ses pertes sur les biens personnels de Simon, y compris sa maison, ses investissements, comptes de retour, véhicules, etc.
  2. Exemple de gestion LLC - Protection de la responsabilité Tony est le seul membre de SpeedyService LLC, un service de livraison de colis local. Le bilan de SpeedyService LLC montre une valeur nette de 50,000 XNUMX $. De manière inattendue, Better Delivery Corp. ouvre ses portes à côté de Delivery LLC, ce qui entraîne une diminution du marché des services de SpeedyService LLC. La valeur nette de SpeedyService diminue fortement. Tony n'est pas disposé à ajouter du capital supplémentaire et la société va bientôt faire faillite. Jack, qui vit dans la même ville dans laquelle SpeedyService LLC fait des affaires, est heurté par le camion de SpeedyService LLC pendant son jogging. Jack porte plainte pour percer le voile LLC de SpeedyService LLC.Dans ce scénario, Jack peut essayer de percer le voile de SpeedyService LLC afin d'atteindre les biens personnels de Tony.Application de la doctrine pour percer le voile de cette manière, que ce soit dans la LLC ou entreprise, est considéré comme un recours radical par la plupart des tribunaux, en particulier dans les cas où le propriétaire est un individu par opposition à une autre entité commerciale. En conséquence, un tribunal ne pourra recourir à ce recours que dans de rares circonstances et après de longues délibérations. Il est également important de noter qu'il est parfaitement légal de former une LLC pour éviter toute responsabilité personnelle. Naturellement, ce qui exposera les propriétaires, c'est d'utiliser cet abri financier pour se livrer à des activités criminelles.

Les membres d'une SARL peuvent gérer ces risques en s'assurant qu'ils ont un plan de gestion complet et approprié en place sous la forme d'un accord d'exploitation bien écrit et articulé. Ils doivent veiller à ce que les affaires personnelles et les affaires financières soient gérées séparément de la LLC, que les actifs personnels et les fonds soient séparés de la LLC et qu'il y ait toujours une capitalisation adéquate afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Le pourcentage de propriété de chaque membre doit être clairement défini dans l'accord d'exploitation, ainsi que tous les droits de propriété accrus ou les pouvoirs accordés à un seul propriétaire. La distribution des bénéfices et des primes doit également être correctement décrite dans l'accord d'exploitation, ainsi que le tirage ou le salaire annuel des membres. S'il y a des employés non-membres de la LLC, leurs devoirs, droits et responsabilités doivent également faire partie de l'accord d'exploitation et être correctement énumérés dans.

Exploitation d'une LLC

Vous avez formé votre LLC et êtes prêt à profiter des nombreux avantages fiscaux, à responsabilité limitée et de protection des actifs offerts par l'organisation. Quels sont les éléments à rechercher et à surveiller afin de gérer correctement votre LLC? Comment doit-il être exécuté? Où devriez-vous commencer? En raison de la flexibilité des styles de gestion et du traitement du statut fiscal dont disposent les SARL, il y a des choix importants à faire qui doivent être soigneusement étudiés. Il est important que votre entreprise soit établie et gérée correctement afin que vous puissiez profiter de la protection des actifs, de la protection des poursuites et des avantages fiscaux qui sont les caractéristiques avantageuses d'une LLC.

Il y a beaucoup d'écrits sur ces avantages et sur la LLC en tant que forme d'entreprise pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises. Les SARL peuvent en effet être une création d'entreprise bénéfique car les différentes options concernant la manière dont la société est exploitée et imposée peuvent convenir à un certain nombre de types d'entreprises différents. Il faut cependant faire preuve de prudence, car votre choix d'opération et de traitement fiscal peut être affecté par la manière dont votre entreprise est gérée et c'est principalement ainsi que les tribunaux et / ou l'IRS examineront comment traiter votre entreprise en cas. de litiges ou de questions fiscales.

Exploiter votre LLC en tant que S Corporation

Plusieurs fois, les membres choisissent de faire imposer leur LLC et de l'exploiter comme une société S, car contrairement à une société standard «C» avec son problème de double imposition et l'exposition à la responsabilité d'une société de personnes, dans une LLC, les bénéfices et les pertes peuvent passer directement à la société. la déclaration de revenus personnelle du propriétaire tandis que les biens personnels du propriétaire sont à l'abri de toute responsabilité. Il s'agit d'avantages qui étaient autrefois uniques à une société ou à une société de personnes, mais jamais auparavant combinés sous un seul modèle. Cette protection, cependant, n'est pas illimitée - si la LLC est mal structurée ou si le contrat d'exploitation est mal rédigé avec des protections ou un langage inadéquats, les membres de la LLC peuvent se trouver confrontés à des poursuites sans les protections personnelles, ou ils peuvent se trouver traités comme un non -entité distincte ou alter-ego par l'IRS avec les écueils fiscaux proportionnés. Il est extrêmement important que la LLC soit gérée conformément aux formalités d'une société S si elle doit en fait être traitée de cette manière.

Les actionnaires de la société ont parfois été soumis à la doctrine de «percer le voile de la société» pour des raisons telles que le non-respect des formalités de la société. Les propriétaires, dans ces cas, ont été confrontés à la perspective de voir leurs biens personnels soumis à un jugement défavorable si un tribunal estime que la forme de société a été ignorée ou mal utilisée par ses actionnaires, dirigeants et administrateurs. Les membres de la LLC peuvent parfois être la proie de la même doctrine. Les tribunaux appliquent parfois la même doctrine aux SARL dans ce que l'on pourrait appeler la doctrine du «perçage du voile LLC». La prémisse de la doctrine est qu'aucune entité commerciale ne devrait s'appuyer et utiliser les abris financiers ou le statut fiscal de l'entité comme un outil pour frauder ou perpétuer un tort contre une entité ou un organisme extérieur. Si une entité commerciale est réputée avoir été utilisée de cette manière, ou s'il a été démontré que les propriétaires ou les membres de la LLC agissent comme si les actifs et les fonds de l'entreprise étaient interchangeables avec les leurs (regroupement de fonds comme payer sa facture personnelle légère avec les fonds de l'entreprise), ils peuvent alors perdre la protection des actifs offerte par l'ancien traitement de l'entité juridique distincte.

Le fait de percer un voile LLC obligerait le plaignant à montrer que les propriétaires ou les membres ont exercé une domination complète de la LLC en ce qui concerne la transaction ou l'infraction en question; et qu'une telle domination a été utilisée pour commettre une fraude ou une injustice qui a causé un préjudice à une partie extérieure. Afin de déterminer si une SARL est «dominée» par ses propriétaires, les tribunaux prendront en compte un certain nombre de facteurs, notamment:

  • Actions non couvertes par l'accord d'exploitation d'une LLC - cela revient à ne pas tenir compte des formalités de la LLC. Bien qu'une SARL ne soit techniquement pas tenue d'observer les formalités de la même manière qu'une société, ses actions doivent être entièrement guidées par l'accord d'exploitation, et cet accord est pris en considération par les tribunaux et les autorités fiscales lorsqu'une décision est prise quant à le fonctionnement de la LLC.
  • Une capitalisation déficiente ou inadéquate est une autre lacune importante qu'un tribunal ou un régulateur fiscal examinera lors de la détermination de l'intention de la LLC et de son membre et aura généralement un impact important sur leur décision de percer le voile. Il est important qu'une LLC soit correctement capitalisée et financée, et que les membres gèrent correctement les fonds afin de gérer correctement les affaires. Siphonner trop d'actifs ou de capital et en laisser trop peu dans les coffres pour satisfaire les créanciers ou les opérations de l'entreprise peut conduire à une détermination qui perce le voile.
  • Le regroupement de fonds est une mauvaise idée dans toute forme de société ou de LLC. Tout sentiment de mélange de fonds ou de comptes conduira presque certainement à une détermination «d'alter ego» par les tribunaux ou un conseil de réglementation fiscale et conduira une fois de plus au perçage du voile - risquant ainsi de risquer les biens personnels et de dépouiller les membres de la responsabilité et la protection des actifs. Il s'agit d'une loi sur les meilleures pratiques pour s'assurer que des comptes séparés sont tenus et surveillés.
  • Le degré de discrétion montré par les membres doit être mesuré pour s'assurer que toutes les actions sont considérées comme étant dans le meilleur intérêt de la LLC ou de l'entreprise. Les agendas personnels devraient être secondaires à la LLC dans son ensemble, de peur qu'il ne soit déterminé qu'il a été formé pour un agenda personnel express et non un objectif commercial.
  • La LLC ne doit jamais être traitée comme un compte personnel étendu de ses propriétaires ou membres. Les tribunaux et les conseils de réglementation fiscale examinent régulièrement les transactions financières et le fonctionnement d'une LLC pour déterminer s'il s'agit d'une entreprise en activité ou d'un centre de profit indépendant pour ses propriétaires ou membres. S'il est considéré comme un centre de profit indépendant, le voile pourrait être percé et il peut y avoir des pénalités fiscales et des responsabilités envers le propriétaire ou les membres personnellement.
  • Une LLC devrait payer et garantir ses propres dettes, sauf indication contraire dans l'accord d'exploitation pour des exigences spécifiques pour des choses telles que la location ou la location de biens immobiliers, etc. Parfois, si un propriétaire ou un membre garantit ou paie régulièrement des dettes, il le fera se sont avérés agir comme un alter ego de la LLC et entraîneront donc la perte de son statut d'entité distincte. Les propriétaires ne doivent pas payer ou garantir les dettes de leur propre LLC à moins que cela ne soit spécifiquement indiqué dans l'accord d'exploitation à des fins spécifiques.

Exploiter votre LLC en tant que C Corporation

Bien que ce ne soit pas le choix le plus courant, en particulier s'il y a plusieurs membres, une LLC à un seul membre peut être exploitée et traitée à des fins fiscales comme une société standard ou «C». Cependant, le choix de cette méthode refusera les avantages de transmission de la LLC et annulera donc de nombreux avantages de l'organisation de votre entreprise en LLC. Votre entreprise sera tenue de respecter les formalités de l'entreprise, renonçant à la nature plus simple de la LLC, et peut être soumise à un examen plus minutieux en conséquence. Certains États exigent qu'une LLC à membre unique soit traitée comme une société C, mais ce n'est pas le cas dans tous les États. Soyez prudent lorsque vous choisissez de faire traiter votre LLC comme une société C.

Gestion des risques

Les membres d'une SARL peuvent gérer les risques encourus en s'assurant qu'ils ont un plan de gestion complet et approprié en place sous la forme d'un accord d'exploitation bien écrit et articulé. Ils doivent veiller à ce que les affaires personnelles et les affaires financières soient gérées séparément de la LLC, que les actifs personnels et les fonds soient séparés de la LLC et qu'il y ait toujours une capitalisation adéquate afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Le pourcentage de propriété de chaque membre doit être clairement défini dans l'accord d'exploitation, ainsi que tous les droits de propriété accrus ou les pouvoirs accordés à un seul propriétaire. La distribution des bénéfices et des primes doit également être correctement décrite dans l'accord d'exploitation, ainsi que le tirage ou le salaire annuel des membres. S'il y a des employés non-membres de la LLC, leurs devoirs, droits et responsabilités doivent également faire partie de l'accord d'exploitation et être correctement énumérés dans.

L'exploitation de votre LLC en suivant les directives de base décrites ci-dessus, et en utilisant le bon sens des affaires et le bon sens, garantira que votre LLC fonctionne et est traitée comme prévu.

Accord d'exploitation LLC

Un accord d'exploitation pour une LLC est un accord entre ses membres concernant les activités de la LLC, les droits et devoirs des membres, et tout arrangement spécial convenu à l'avance. Les accords d'exploitation ne sont une exigence stricte d'aucun État, mais ils sont considérés comme une procédure de «bonnes pratiques» et sont fortement encouragés.

L'accord d'exploitation peut être comparé ou assimilé aux statuts d'une société ou à l'accord de partenariat dans un partenariat simple - il décrit les règles, les règlements et les pratiques commerciales de la LLC et de ses membres, et peut être utilisé pour outrepasser le défaut règles imposées à une LLC par la loi sur la LLC d'un État. Un exemple de ce type de dérogation est lorsqu'un membre particulier contribue un pourcentage significatif du capital d'exploitation à la LLC et les autres membres conviennent que ce membre devrait avoir un pouvoir de vote accru - cela peut être proportionnel au montant investi, ou à tout nombre qui les membres sont d'accord, mais cela serait officialisé dans le cadre de l'accord d'exploitation.

Si la LLC est formée en tant que LLC à un seul membre, l'accord d'exploitation est une déclaration quant à la structure et à l'organisation que le membre a choisies pour son entreprise, et est une clé importante pour déterminer comment l'IRS traitera la LLC à des fins fiscales. .

Les autres questions clés qui devraient être abordées dans l'accord d'exploitation sont les suivantes:

  • Apports en capital ou en actifs par les membres
  • Planification fiscale
  • Modèle comptable (c.-à-d. Comptabilité d'exercice, caisse ou base de caisse modifiée)
  • Tenue des registres et des procès-verbaux
  • Fréquence des réunions des membres
  • Structure de management
  • Nominations des officiers
  • Dispositions de rachat
  • Droits, devoirs et obligations de la direction
  • Date de dissolution de la LLC (certains États exigent la date de dissolution)
  • Toutes résolutions spéciales, droits de vote ou obligations et exigences opérationnelles

Ce ne sont là qu'un échantillon des types de dispositions, de résolutions et de problèmes qui devraient être traités dans l'accord d'exploitation, et il s'agit d'une procédure de bonnes pratiques pour inclure toutes les tâches et responsabilités opérationnelles importantes de la LLC dans l'accord d'exploitation.

Dernière mise à jour le 19 mars 2019